e-PROCUREMENT PADA PERUSAHAAN PT. GARUDA INDONESIA

Latar Belakang

PT. Garuda Indonesia merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa penerbangan komersial dan berada di bawah pembinaan Menteri Negara Pendayaguanaan BUMN. Perusahaan ini sebelumnya, bernama Garuda Indonesia Airways NV, dan berdasarkan akte notaries Raden Kadiman nomor 137 pada tanggal 31 Maret 1950.

Perusahaan ini secara konsisten mengembangkan produknya dengan memfokuskan diri pada peningkatan pelayanan kepada pelanggan serta peningkatan efisiensi proses internal guna tercapainya bisnis perusahaan secara keseluruhan, langkah ini mencerminkan komitmen manajemen untuk menjaga realibilitas pelayanan kepada pelanggan dengan mengoptimalkan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan untuk pelayanan yang optimal dan konsisten. Dalam pemenuhan kebutuhan tersebut perusahaan menerapkan proses pembelian yang transparan dan bersih demi tercapainya win-win solution bagi pembeli dan pemasoknya, dengan demikian perusahaan mengharapkan adanya mitra kerja yang mampu menyediakan produk dengan standar kualitas yang tinggi, pelayanan yang tinggi dan handal dilandasi dengan etika bisnis yang bersih dan berlaku umum.

Terkait dengan efisiensi internal ini perusahaan memandang pentin untuk mengembangkan hubungan bisnis yang kuat dan saling menguntungkan dengan mitra kerjanya, sebagaimana hubungan yang terjadi dalam sebuah kerjasama dan keikutsertaan bersama. Untuk hal tersebut perusahaan menekankan pada pemilihan mitra kerja yang dapat mendukung proses peningkatan kinerja dan efisiensi yang efektif.

Pemasok pada PT. Garuda Indonesia diseleksi berdasarkan daya saing, fleksibilitas, inovasi dan kekuatan pada penerapan solusi yang dikembangkan, perusahaan mencari bisnis yang mampu dan mempunyai keinginan serta niat baik untuk berbagai tanggung jawab dalam melakukan usaha untuk mengembangkan tingkat kualitas dan layanan dengan biaya terjangkau, keterikatan pemasok terhadap penawaran perusahaan selanjutnya ditindaklanjuti dengan proses pengiriman proposal oleh para pemasok.

e-Prucurement Perusahaan

Sistem e-Procurement pada PT. Garuda Indonesia terbagi dalam 2 (dua) modul besar, yaitu: Modul Manajemen Proses dan Modul Manajemen Pemasok, sedangkan untuk proses pelelengan (bidding) perusahaan menggunakan modul e-action yang disediakan oleh pihak ketiga.

Manajemen Proses

Proses pengelolaan pembelian yang dimulai dari pengelolaan kebutuhan sampai dengan terjadinya kontrak pembelian dilaksanakan oleh perusahaan melalui tahapan sebagai berikut:

a. Procurement Specification

Pada tahap ini ditentukan kebutuha barang atau jasa yang diinginkan untuk dibeli dan dituangkan ke dalam spesifikasi teknis kebutuhan.

b. Procurement Method

Pada tahap ini ditentukan tentang metode pembelian yang sesuai dengan kebutuhan barang atau jasa dengan ketersediaan barang atau jasa yang ada dan yang tersedia di pasaran, jenis metode yang dimaksud adalah:

1. Tender

2. Direct Selection

3. Direct Purchase

Pelaksanaan pembelian dilakukan setelah metode pembelian dapat ditentukan.

c. Contract Aggrement

Pada bagian ini modul berisi tentang monitoring pelaksanaan:

1. Negosiasi

2. Persiapan Kontrak

3. Kelengkapan aspek hukum dan legilitas

4. Penandatangan Kontrak

d. Supplier Management

Modul ini adalah bagian dari manajemen proses yang karena kompleksitasnya maka dijabarkan dalam modul tersendiri yang pada intinya berisi tentang:

1. Evaluasi Kinerja Pemasok.

2. Pengelolaan Permintaan Barang dan Jasa.

3. Monitoring Pembayaran.

e. Renewal

Pada modul ini hanya diberlakukan untuk kontrak pembelian lama yang telah ada atau terjadi sebelumnya namun habis masa berlakunya sehingga perlu untuk diperpanjang.

Dalam modul ini dapat dimonitor status pelaksanaan pekerjaan:

1. Evaluasi dan Persetujuan kembali Kinerja Pemasok

2. Proses Perpanjangan Kontrak Pembelian

Pada proses ini yang dilakukan hanya masalah perpanjangan kontrak pembelian atau perpanjangan kontrak pemliharaan tanpa melalui proses pelelangan kembali (bidding).

Hasil Pencapaian Perusahaan

PT. Garuda Indonesia telah beberapa melakukan tender. Salah satu tender dengan nilai cukup besar juga telah dilakukan untuk pengadaan bahan bakar jet, dengan nilai transaksi mencapai USD 54 juta. Tender ini dilakukan secara remote (jarak jauh), dimana pemasok secara fisik tidak perlu datang ke kantor panitia tender di Jakarta. Untuk tender pengadaan bahan bakar jet ini, penghematan yang dicapai cukup signifikan.

Tingkatan penghematan yang diperoleh bervariasi sesuai dengan jenis barang dan jasa yang ditender. Selama dalam satu tahun menggunakan e-Procurement, tingkat penghematan yang diperoleh adalah sebagai berikut: untuk pengadaan TRM (Treasury Risk Management) sebesar 14,02%, Forklift sebesar 33,96%, Mesin Absensi sebesar 16, 42%, Time Table sebesar 17%, Kelender sebesar 36,30%, Kartu Lebaran sebesar 60%, Greeting Seassion sebesar 60%.

Analisis

Dari sekian banyak jenis relasi e-Business, market transaksi bertipe B-to-B (Business to Business) dinilai yang paling besar total nilai bisnisnya, sehingga langkah strategis perusahaan untuk meningkatkan kinerja operasionalnya dalam masalah pembelian adalah dengan cara melakukan perubahan pada proses atau transaksi melalui penerapan e-Procurement, dimana e-Procurement merupakan suatu konsep yang paling mudah untuk dijalankan dan dapat memberikan manfaat yang cukup signifikan dari perusahaan.

Penerapan e-Procurement memberikan konstribusi positif terhadap kinerja operasional perusahaan dan berimbas langsung pada peningkatan kinerja perusahaan secara keseluruhan apabila kelola dengan benar dan dan juga dapat dikembangkan sesuai tujuan perusahaan, efisinsi internal, keefektifan, daya saing, dan jaminal kualitas yang diperoleh oleh perusahaan.

Pada penerapan e-Procurement secara umum menguntungkan kedua belah pihak baik pembeli maupun pemasok. Proses pembelian dari hulu sampai ke hilir mulai dari permintaan kebutuhan sampai diterimanya barang atau jasa hingga pembayaran kepada pemasok, dengan adanya penerapan e-Procurement dapat terlaksana dengan cepat dan termonitor dengan baik, sehingga akan meningkatkan daya saing perusahaan di waktu yang akan datang.

Kesimpulan

Penerapan e-Procument diperoleh ragam imbas dengan sebaran faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja operasional, seperti: kelancaran proses pelaksanaan kontra pembelian, peningkatan komunikasi dengan pemasok, percepatan proses pembelian dan pengurangan tingkat kesalahan dalam pembelian. Secara kesuluruhan penerapan e-Procurement merupakan solusi berdasarkan teknologi Komputer dan komunikasi yang memanfaatkan sumber pembelian, mempercepat proses pembelian dan mengendalikan kebijakan pembelian serta pengeluaran.

Saran

a. Untuk infrastruktur yang terpasang yang telah ada dan berjalan dengan baik, perusahaan atau manajemen dapat mengembangkan kearah profit center karena saran dan kapasitas lebih yang dimiliki oleh perusahaan tersebut dapat dimanfaatkan oleh perusahaan lain dengan memindahkan sistem aplikasi ­e-Business ­nya atau memanfaatkan sistem aplikasi e-Business yang telah ada berguna menjalankan proses bisnis yang berlaku pada perusahaan tersebut dengan dasar pembebanan biaya yang dapat didefinisikan secara bersama.

b. Keberhasilan di dalam penerapan e-Procument memberikan nilai tambah terhadap aplikasi e-Business lainnya karena infrastruktur sistem e-Procurement dapat dimanfaatkan sebagai dasar infrastruktur aplikasi e-Business yang lain. Hal ini dimungkinkan karena tersedianya kapasitas lebih atau bagian dari infrastruktur yang dapat dimanfaatkan secara bersama, maka dari itu pada aplikasi e-Business lainnya apabila akan dikembangkan dapat lebih berkosentrasi pada sistem aplikasi atau sistem software pendukung lainnya tanpa harus dibebani dengan masalah infrastruktur.

s
source: www.garuda-indonesia.com

j

c.